Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą i traktujące dom lub mieszkanie, jak własne biuro w pewnym momencie staną przed koniecznością uporządkowania dokumentów, ich archiwizacji i ostatecznie transportu. Porządkowanie, inwentaryzacja oraz archiwizacja dokumentacji ma ogromne znaczenie dla firm przeprowadzkowych, które w swojej ofercie mają usługę transportu dokumentów. Czym jest zatem archiwizacja?
Archiwizacja w dużym uproszczeniu jest procesem, który ma na celu zabezpieczenie zbiorów dokumentów. Odpowiednio przygotowane, spakowane i oznaczone dokumenty muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę przez określony czas. Procesowi archiwizacji mogą podlegać zarówno dokumenty księgowe, jak i te o charakterze poufnym. Podejmując decyzję o przeprowadzce właściciel firmy staje przed koniecznością podjęcia decyzji o przetransportowaniu dokumentacji do nowego domu, mieszkania, biura, magazynu lub ewentualnie państwowego archiwum.
Pierwszym krokiem do archiwizacji oraz przeprowadzki dokumentów jest ich uporządkowanie i posegregowanie. Do odpowiednich segregatorów powinny trafić: dokumenty księgowe, sprawozdania finansowe, dokumenty płacowe czy korespondencja. Warto również dokonać podziału na dokumenty jawne oraz niejawne. Wtedy do transportu można wynająć specjalistyczną firmę transportową, która dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym w postaci pojemników oraz samochodu.
Zapraszamy do śledzenia naszych kolejnych wpisów.
